Newsletterprogramm: effizient und nicht mit Outlook! (Teil 1)

Von vielen Unternehmen geschätzt und genutzt: E-Mail-Marketing. Doch: Schreiben Sie Ihre Newsletter noch in Outlook?

Möchten Sie Ihr Newsletterprogramm verbessern und effizienter gestalten? Dann sollten Sie nicht mehr mit Outlook beim Newsletterversand arbeiten.Es ist sinnvoll mit einer professionellen E-Mail-Marketing-Software wie bspw. Clever Reach zu arbeiten.

Warum Sie als Newsletterprogramm nicht  Outlook wählen sollten…

Newsletterprogramm – aber bitte nicht Outlook! Es gibt dafür eine Vielzahl von Gründen:

1. Der Anmeldeprozess

Mit Outlook sind Sie rechtlich nicht auf der sicheren Seite! Denn Sie dürfen Newsletter nur an Personen schicken, die mit Ihnen in einer geschäftlichen Beziehung stehen oder Ihnen Ihr ausdrückliches Einverständnis für den Erhalt Ihres Newsletters gegeben haben.

Bei Outlook ist es schwer einen Nachweis darüber zu führen, ob Ihnen ein Empfänger sein Einverständnis gegeben hat. Der Verwaltungsaufwand ist immens hoch.

Wenn Sie mit einem professionellen Newsletterprogramm arbeiten, wird über das „Double-Opt-In“-Verfahren sicher gestellt, dass nur Empfänger Ihren Newsletter erhalten, die diesen auch wirklich wollen. Der Interessent erhält nach seiner Anmeldung eine E-Mail mit einem Link, den er anklicken muss, um sich zu verifizieren.

Auch ein entsprechendes Anmeldeformular kann über solch eine Software problemlos erstellt und in Ihre Webseite eingefügt werden.

2. Abmeldungen

Ihre Abonnenten müssen die Möglichkeit haben, sich jederzeit aus Ihrem Newsletter austragen zu können. Bei der Verwendung von Outlook als Newsletterprogramm kann das nur manuell erfolgen. Das heißt, Sie müssen jede Abmeldung per Hand austragen – das macht keinen Spaß und zu viel Arbeit.

Mit einer E-Mail-Marketing-Software können Sie einen Link in Ihre Newsletter einfügen, über den sich Ihre Leser abmelden können. Ganz automatisch werden diese dann ausgetragen.

3. Nicht zustellbare Mails

Eine E-Mail kann manchmal aus den unterschiedlichsten Gründen seinem Empfänger nicht zugestellt werden (z.B. Server kurzfristig nicht erreichbar oder Postfach voll). Verschicken Sie Ihren Newsletter mit Outlook ist diese Mail dann auch tatsächlich nicht zugestellt und Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Ein entsprechendes Newsletterprogramm hingegen kann zwischen „Soft-Bounce“ und „Hard-Bounce“ bei Zustellschwierigkeiten unterscheiden:

  • Bei einem „Hard-Bounce“ ist z.B. die E-Mail-Adresse nicht korrekt und die Mail kann definitiv nicht zugestellt werden.
  • „Soft Bounce“ können z.B. ein volles Postfach oder ein Serverausfall beinhalten. Dies sind nur vorübergehende Störungen und die Mail kann möglicherweise in einigen Stunden doch noch zugestellt werden. Die Software versucht in einem solchen Fall mehrere Male die E-Mail doch noch zuzustellen. So wird die Wahrscheinlichkeit deutlich gesteigert, dass der Leser Ihren Newsletter doch noch erhält.

Ist eine Mail dann wirklich nicht zustellbar, wird diese von der Software als „Bounce“ markiert und Sie können Ihre Listen recht schnell bereinigen.

4. Versand und Whitelisting

Die Anzahl der Empfänger einer bestimmten Mail (z.B. Ihres Newsletters) bei vielen Mail-Providern ist beschränkt, um den Versand von Spam-Mails zu verhindern. Wenn Sie also eine große Adressaten-Liste haben, müssen Ihre Newsletter schubweise versendet werden, um auch alle zu erreichen.

Bei der Arbeit mit einem Newsletterprogramm – zum Beispiel der Software Clever Reach – haben Sie solche Einschränkungen nicht zu befürchten. Sie müssen alles nur einmal einstellen und den Newsletter zum Versand freigeben.

Tipp bei der Auswahl der richtigen Software:

Der Anbieter sollte auf der Positiv-Liste (Whitelist) der wichtigsten Provider stehen. Sonst wird Ihr Newsletter von den Providern automatisch als Spam gesehen und der Empfänger erhält Ihre Mail nicht in seinem normalen Posteingang. Und, wie oft schauen Sie in Ihren Spam-Ordner? Selten bis gar nicht ist wohl die Antwort der meisten Menschen!

Beim Versand mit Outlook können Sie auf keiner „Whitelist“ stehen und es besteht eine große Gefahr, dass Ihr toller Newsletter ungesehen im Spam-Müll landet.

Im zweiten Teil zum Thema „Newsletterprogramm effizienter gestalten“, erfahren Sie weitere 4 Punkte, warum Outlook nicht die geeignete Software zum Newsletterversand ist.

Hier können Sie sich den Artikel “Newsletterprogramm: effizient und nicht mit Outlook! (Teil 1)” auch direkt als PDF downloaden.

Gern beraten wir Sie zum Thema „E-Mail- und Newsletter-Marketing“. Für eine individuelle Beratung können Sie uns gern telefonisch erreichen unter: 0351 84 358 41 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: info@wipec.de

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