7-Schritte-Workflow: Erfolgreich Massenmails versenden (Rundmails / E-Mail-Kampagnen / Newsletter o.ä.)

Diesen Workflow haben wir ursprünglich für uns intern entwickelt, um einen klaren Fahrplan zu haben, wenn wir Massenmails versenden. Der Begriff klingt vielleicht etwas absprechend – Synonym könnten wir auch von Rundmails, Newslettern, E-Mail-Kampagnen oder ähnlichem sprechen.

Diese 7 Schritte haben sich bei uns dabei bewährt…

Zielsetzung & Konzeption

• Zuerst: Klären Sie die Ziele Ihres Newsletters / E-Mail-Marketings! Konkrete Ziele können sein: Verkauf anstoßen, Veränderung Ihres Firmenimages, Zufriedenheit der Kunden steigern, zusätzliche Marktdaten erfassen, Marktanteil vergrößern, Kunden binden o.ä.
• Setzen Sie einen Mediaplan (eine einfache Exceltabelle genügt i.d.R.) für Ihr Online-Marketing ein, um zeitgenaue Platzierung Ihrer Aktionen und Medien zu gewährleisten und Ihre Mailings gezielt mit anderen werblichen Einsätzen terminlich abzustimmen.
• Unterschiedliche Zielgruppen sollten mit differenzierten Werbebotschaften bestückt sein.
• Es ist empfehlenswert einen Hinweis zu Ihrem Newsletter auf Visitenkarten, Briefpapier u.a. Firmen-Dokumenten zu drucken.

An- & Abmeldung

• Sie brauchen das Einverständnis Ihrer Leser, wenn Sie Massenmails versenden möchten.
• Dafür empfehlen wir das rechtlich notwendige Double-Opt-In Verfahren. Hier erhält der Interessent nach der Anmeldung eine Mail mit Bestätigungslink, den er noch mal bestätigen muss.
• Gestalten Sie den Anmeldevorgang so einfach wie möglich.
• Das Anmeldeformular sollte gut sichtbar online platziert werden.
• Kommunizieren Sie ganz eindeutig den Nutzen für die Eintragung.
• Erfragen Sie im Anmeldeformular nur die wichtigsten Informationen (z.B. die E-Mail-Adresse).
• In jeden Newsletter gehört auch der einfach auffindbare Abmeldelink.

Inhalt & Layout

• Nutzen Sie einen einfachen HTML-Code, damit Ihre E-Mails von gängigen Mailprogrammen korrekt dargestellt werden. Auch mobile Endgeräte sollten bei der Gestaltung bedacht werden. Nutzen Sie eine Schriftgröße von min. 10 Punkt.
• Verlinken Sie zu Beginn jeden Newsletters auf die Online-Version, falls er nicht richtig dargestellt wird.
• Testen Sie, wie das Mailing ohne Grafiken aussieht, denn viele Mailprogramme verhindern das Darstellen von Grafiken zunächst beim Offnen – auch ohne Bild sollte Ihre Botschaft rüber kommen.
• Versenden Sie nicht nur Werbung, sondern auch echten Mehrwert. Schreiben Sie kurze, prägnante Beiträge und gestalten Sie Ihren Newsletter übersichtlich.
• Das Wichtige an den Anfang, ein Impressum am Ende jedes Newsletters!

Betreffzeile

• Ist das Thema relevant für Ihre Newsletter-Empfänger? Warum sollte der Abonnent den Newsletter öffnen? Was ist sein Vorteil? Kommunizieren Sie dies ganz deutlich in der Betreffzeile. Wecken Sie Interesse.
• Eine Betreffzeile sollte möglichst kurz gehalten sein. Die wichtigsten Worte sollten an den Anfang.
• Verwenden Sie keine „spammigen“ Begriffe, um dem Spamfilter zu entgehen. Typische Spamwörter: nur Großschreibung, viele Ausrufezeichen, Gratis, Gewinnspiel, Free, Vorschlag, Nur solange der Vorrat reicht, Eilig, KAUFEN KAUFEN KAUFEN, 100% Garantiert, Discount etc.
• Die direkte Anrede benutzen (wenn möglich)
• Reden Sie nicht von sich selbst
• Werden Sie konkret

Personalisieren

• Innerhalb des Adressbestandes sollten Ansprechpartner bekannt sein bzw. ergänzt werden oder eine Alternativanrede konzipiert werden.
• Es ist ratsam den Adressbestand nach Zielgruppen oder bestimmten Merkmalen zu sortieren.
• Unterscheiden Sie bei der Ansprache zwischen verschiedenen Akquisitionsstufen (z.B. Du oder Sie).
• Besonders wirkungsvoll sind gezielte Kampagnen (z.B. Eintrag für ein Gratisgeschenk > 3-4 Mailsequenzen für eine Verkaufsaktion > erst dann
  der allgemeine Newsletter)

Versand

• Wählen Sie den optimalen Versandzeitpunkt für Ihre Mailings (testen Sie: morgens/abends, Wochenende/ Wochentag, ect.)
• Benutzen Sie eine aussagekräftige Absenderadresse, damit man Sie direkt zuordnen kann und überprüfen sie das Zusammenspiel von Betreff- und Absenderzeile.
• Versenden Sie zu besonderen Anlässen zusätzliche Newsletter.
• Löschen Sie nicht erreichbare Adressen („Bounces“) aus Ihrem Verteiler.

Optimierung

• Analysieren Sie z.B. Öffnungsrate, Klickrate, Abmelderate, Conversionrate (Anteil derjenigen, die ein Angebot in Anspruch genommen haben), um Ihre Newsletter-Kampagnen zu optimieren.
• Testen und optimieren Sie Ihren Newsletter, indem Sie verschiedene Varianten (Betreffzeile, Versandzeitpunkt, usw.) jeweils einen Teil Ihrer
  Abonnenten zuschicken (Split-Test).
• Vielleicht können Sie Ihre Anmelderate durch spezifische Anmeldeseiten (Landingpages) verbessern.