Akquise per Email – rechtliche Schranken und Basic-Tipps zur Gestaltung

Akquise ist ein Begriff, ohne den niemand in der Wirtschaft auskommt. Es umfasst sämtliche Maßnahmen, um potentielle Kunden für Ihr Angebot zu interessieren und sie schließlich zu zahlenden Kunden zu machen. Die Akquise per Email bezieht sich dabei auf die Möglichkeiten der Kundengewinnung via Email-Nachrichten.

Generell wird – sowohl in der allgemeinen Akquise als auch in der Akquise per Email – zwischen Kalt- und Warmakquise unterschieden. Zur Kaltakquise zählen alle Maßnahmen die unternommen werden, wenn noch kein Kontakt zum Kunden besteht. Sollte bereits Kontakt in irgendeiner Form vorhanden sein, ordnet man alle weiteren Maßnahmen der Warmakquise zu.

Welche rechtlichen Schranken gibt es bei der Akquise per Email?

Deutschland ist weltweit sehr bekannt für seine strengen Richtlinien und Gesetze bezüglich des Datenschutzes. Bei Verstößen gegen eben jene können hohe Geldstrafen folgen.

Um es in Bezug auf die Kundengewinnung relativ einfach zu machen, reicht folgender Punkt komplett aus: die Kaltakquise per Mail ist in Deutschland verboten. Das bedeutet: wenn Sie von einer Firma zu Werbezwecken angeschrieben werben, die Sie nicht kennen und zu denen Sie auch noch nie in irgendeiner Form Kontakt hatten, dann können Sie diese Firma melden.

Im Folgenden möchten wir Ihnen die verschiedenen Bedingungen etwas genauer aufschlüsseln:

Um rechtlich korrekte Akquise per Email zu betreiben, müssen die Kunden ein so genanntes Double-opt-in-Verfahren durchlaufen. Sie müssen der Verwendung der E-Mail-Adresse zu Werbezwecken zweimal (doppelt) zustimmen. Gewöhnlich erfolgt die erste Zustimmung, indem der Interessent seine Adresse in ein dafür vorgesehenes Feld einträgt.

Das allein reicht jedoch nicht. Im Anschluss wird automatisch eine E-Mail an eben jene Adresse geschickt, in der sich ein Bestätigungslink befindet.

Erst mit dem Klick auf den Link wird die zweite Zustimmung erteilt und die E-Mail-Adresse darf zur Akquise (für beispielsweise Newsletter) genutzt werden. Das gilt für sämtliche Formen von Werbung und Newsletter über dieses Medium. Nur eine einzige Mail, die diese Vorgaben nicht erfüllt, kann eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zur Folge haben. Damit wird auch abgesichert, dann nicht irgendjemand diese E-Mail-Adresse in das Feld eingetragen hat, sondern nur der Besitzer.

• Die Bestätigungsmail darf noch keinerlei Werbung beinhalten. Das Einzige, was hier reingehört sind eine freundliche Anrede, der Bestätigungs-Link und das Impressum.
• Das gleiche gilt für sämtliche Gegenleistungen, die dafür erhalten werden. Wenn beispielsweise ein Unternehmen ein E-Book oder ein PDF im Austausch für die E-Mail-Adresse anbietet, dann muss rechtlich gesehen trotzdem vorher die doppelte Zustimmung erfolgt sein.
• Sollten Sie E-Mail-Adressen von Externen kaufen, dann wird die gesetzliche Verantwortung vom Verkäufer auf Sie übertragen. Wir raten generell davon ab, Mail-Adressen zu kaufen, da es weitaus effektivere und seriösere Möglichkeiten gibt, Kundengewinnung per Mail zu betreiben. Trotzdem sollen Sie wissen, dass auch hier eine einzige unrechtmäßige E-Mail ausreicht, um sich hohe Geldstrafen in Form einer Abmahnung einzuhandeln. Achten Sie beim Kauf auf die Seriosität des Verkäufers.
• Auch wenn sich der Irrtum noch so beharrlich hält, für Geschäftskunden gilt genau das Gleiche. Auch beim Kontakt Business-to-Business (B2B) muss zunächst das Double-opt-in erfüllt sein. Allerdings gibt es hierbei auch Unternehmen, die willentlich das Risiko einer Abmahnung in Kauf nehmen, weil sie sich einen vergleichsweise höheren wirtschaftlichen Erfolg von der Aktion versprechen.
• Sollte der Kontakt seit 4 Jahren zum Stillstand gekommen sein, erlischt auch beim Double-opt-in-Verfahren die Einwilligung.
• Die einzige Ausnahme der Regel sind die Bestandskunden. Denen dürfen Sie unter Vorbehalt auch Werbe-Mails und Newsletter schicken, sollten folgende Vorlagen erfüllt sein:

1. Es besteht ein wirksamer Vertrag mit dem Kunden.
2. Der Kunde hatte die offensichtliche Gelegenheit, der Zusendung von E-Mails zu widersprechen und hat dies nicht getan.
3. Der Kontakt wird nur genutzt, um gleiche oder ähnliche Produkte und Dienstleistungen zu bewerben.
4. Die letzte Bestellung des Kunden liegt weniger als 2 Jahre zurück.

• Sie sind nicht dazu verpflichtet, in Ihrem Newsletter oder Ihrer Werbung Preise anzugeben. Möchten Sie dies doch tun, dann sollten die Preise vollständig sein. Dazu gehören der normale Preis, die Mehrwertsteuer und eine Angabe zu den Versandkosten, wenn notwendig. Am besten folgt noch des Überblicks halber eine Gesamtrechnung von Allem.
• In jeder E-Mail (und sei es die Bestätigungs-Mail vom Double-opt-in) muss ein Impressum mit angegeben sein.

Akquise per Email – 6 Basic-Tipps zur Gestaltung der Mails

Bei der ersten E-Mail, die Sie einem Kunden schicken, sollten Sie einen besonders guten Eindruck machen. Wie bei einem ersten Gespräch ist es auch hier wichtig, möglichst angemessen, authentisch und kompetent aufzutreten. Wir möchten Ihnen einige kleine Tipps und Tricks verraten, wie Sie relativ schnell einen guten Eindruck bei Ihren Kunden während der Akquise per Email erwecken können:

1. Betreff: Geben Sie möglichst am Anfang des Betreffs (oder mindestens im Absender) den Namen Ihres Unternehmens an. Erst danach sollten das Anliegen und ein möglicher Zeitpunkt erfolgen. Selbst nach dem eventuellen Weiterleiten an Kollegen, werden diese zunächst Ihren Firmen-Namen lesen und damit sofort alles Weitere assoziieren.
2. Länge der Mail: Wie bei vielen Dingen trifft auch hier der Spruch „In der Kürze liegt die Würze“ definitiv zu. Halten Sie sich nicht mit zu langen Ausführungen auf und klären Sie kurz und knapp auf, wer Sie sind und was Ihr Anliegen ist. Der Leser Ihrer Mail sollte deren Sinn so schnell wie möglich erfassen können. Lagern Sie längere Erklärungen lieber in andere Dokumente aus bzw. fügen Sie dazu einen Link zu Ihrer Unter-Webseite bei.
3. Signatur: Ihre Signatur sollte ebenfalls ansprechend gestaltet sein. Hier wird ein Kunde meist zuerst nach Ihren Kontaktdaten suchen. Enthalten sollten sein: Ihr Name, die Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, der Firmenname / das Firmenlogo und ein Link zu Ihrer Website.
4. Sie können Ihre Kontaktdaten auch noch einmal explizit in der Mail erwähnen. Dadurch muss der Kunde nicht nochmal extra suchen.
5. Gestalten Sie die E-Mail individuell. Besonders dazu eignen sich die Anrede, die sich im Laufe des Kontaktes auch von einem „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ zu einem „Guten Morgen Frau/Herr“ verändern kann. Ebenso eignen sich die Grüße bei der Verabschiedung. Statt „Mit freundlichen Grüßen“ können Sie später auch beispielsweise „mit besten Grüßen aus dem sonnigen Dresden“ schreiben.
6. Testen Sie Ihre Entwürfe. Sie können nicht wissen, was Ihren Kunden am besten gefällt, wenn Sie nicht nach jedem Versuch die Ergebnisse auswerten, Veränderungen vornehmen, neu auswerten und schließlich die neuen Ergebnisse mit den alten abgleichen.

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