Effektiver Arbeiten: Diese 10 Produktivitätskiller im Büro verhindern Ihren Erfolg – Gastartikel

Wir freuen uns sehr über unseren heutigen Gastartikel von Peter Arndt zum Thema „Effektiver Arbeiten“. Der erfahrene Unternehmer ist unter anderem Experte, wenn es um die Optimierung der Selbstorganisation geht.

Selbstorganisation im Unternehmen und im eigenen Büro hat er nun seit über 20 Jahren für sich optimiert und gibt dieses Wissen in seinen Seminaren und Coachings weiter.

Welcher selbstständige Unternehmer möchte nicht gern effektiver arbeiten? Denn: Zeit ist Geld. Und meist könnte der Tag ruhig auch ein paar Stunden mehr haben, um alles zu schaffen. Das kennen wir selbst sehr gut! 🙂

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und umsetzen der tollen Tipps!

Warum Selbstorganisation so wichtig ist, um effektiver arbeiten zu können…

Effektiver Arbeiten – Selbstorganisation ist eine der Schlüsselqualifikationen für Ihren beruflichen und Ihren Interneterfolg.

Selbst wenn Sie Themen wie Marketing, Verkauf, Internet usw. aus dem Effeff beherrschen; stimmt Ihre Selbstorganisation nicht, kommen Sie keinen Schritt voran. Ganz im Gegenteil. Je mehr Verkaufsaktivitäten, desto schlimmer wird Ihre Situation. Sie erhöhen die Zahl Ihrer Kundenbesuche, bekommen mehr Anfragen und Empfehlungen, bahnen neue Geschäfte an und letztlich landen alle Aktivitäten im Flaschenhals Ihrer Selbstorganisation.

Obwohl wir heute mehr Tools und Arbeitshilfen als jemals zuvor in Gebrauch haben, scheint es, als hätte sich die eigene Produktivität in den letzten 20 Jahren nicht wesentlich verbessert.

Das folgende Foto stammt aus dem Büro eines Freundes von mir. Ich habe ihn während eines Telefonats gebeten, seinen Arbeitsplatz in diesem Moment zu fotografieren und mir das Bild zuzusenden.

Produktivitätsfallen Masse

Sie sehen auf den ersten Blick einige der größten Produktivitätsfallen:

• Die Stapelbildung (1),
• den Medienfriedhof (2),
• den Lesestapel (3),
• die derzeitige Wiedervorlage an der Pinnwand (4).
• Instrumente von anno dazumal (5) und
• Büromöbel (6, 7), die ihre beste Zeit bereits hinter sich haben dominieren die Einrichtung.
• Ergänzt wird die Ordnung durch Zettelwirtschaft (8),
• einen liebevoll gepflegten Technikfriedhof (9) und
• die Computerumgebung (10).

Einige erste Lösungsansätze

Betrachten wir die Stapelbildung, die in vielen Büros immer noch anzutreffen ist. Ach so. Sie haben wegen Ihres neuen papierlosen Büros keine Stapel mehr? Dann besitzen Sie hoffentlich ein perfektes Ablagesystem für eingescannte Unterlagen. Denn für Papierstapel auf dem Tisch gibt es nur eine Steigerung: eingescannte Papierstapel auf der Festplatte.

“Stapel entstehen nur dann, wenn es keinen geeigneten Platz für die Information gibt.”
Peter Arndt

Werden Sie zum Erbsenzähler. Ausnahmsweise.

Buchhalter, manchmal auch „Erbsenzähler“ genannt, haben eine ganz einfache Methode um mit der Vielzahl der Geldein- und Geldausgänge umzugehen. Die Kontierung. Jeder Betrag und jeder Beleg wird so schnell wie möglich kontiert und hat damit seinen Platz und seine Zuordnung.

Ähnlich können Sie Ihre Informationen kontieren. Eine systematische Informationsstruktur (Kontierung) verhindert schon im Vorfeld, dass Stapel entstehen. Wenn jede Information und jedes Papier einen vorbestimmten Platz hat, entfällt die Zwischenlagerung auf einem Stapel und Sie können effektiver arbeiten.

Eine kleine Gebrauchsanleitung zur Informationsstruktur

Überlegen Sie zunächst, welchen Oberbegriffen, oder auch Kategorien, Ihre Informationen zugeordnet werden können. Das Beispiel einer kleinen Firma zeigt 7 Kategorien, die Sie bei Bedarf für Ihre Praxis ergänzen können:

Zunächst gibt es Fachinformationen. Darunter versteht man Informationen die Sie brauchen, um Ihren Beruf auszuüben. Angenommen, Sie wären Bienenzüchter, wären Ihre Fachinformationen alle Themen, rund um die Bienenzucht. Sind Sie z.B. im Versicherungsbereich tätig, sind Fachinformationen die Bereiche rund um Ihren Versicherungsjob. Und als Trainer brauchen Sie wiederum ganz andere Fachinformationen wie die beiden erstgenannten Beispiele.

Firmeninformationen, die nächste Kategorie, sind Unterlagen zu den Firmen, mit denen Sie zu tun haben. Entsprechend beinhaltet die nächste Kategorie Personeninformationen.

Weitere Kategorien sind Allgemeininformationen, Unternehmensführung, Privatinformationen und Projektinformationen.

Sofern Sie angestellt sind, verbleiben Privatinformationen bei Ihnen zu Hause. Führen Sie, wie wir, eine kleine Firma, in der Büro und Privat ineinander greifen, dann bewahren Sie alle Kategorien in einem Büro auf.

Eine zusätzliche farbliche Ordnung gibt jeder Informationskategorie ihre eigene Farbe. Diese Farbgebung ist für alle Elemente gültig. Egal ob es sich um die Ablagekategorie auf dem PC handelt, einen Ordnerrücken, Klarsichthüllen oder um Reiter für Hänegmappen. Die Informationen sind stets mit der gleichen Farbe codiert und geben die Gewissheit eines schnellen Zugriffs.

Testen Sie sich selbst

Können Sie auf jede Information Ihres Büros innerhalb von 5 Sekunden zugreifen? Egal, ob diese elektronisch oder auf Papier vorliegt. Egal, ob 5 Stunden alt oder 15 Jahre alt.

Wenn „ja“, gratuliere ich Ihnen. Wenn „nein“ könnte der Umstieg auf die beschriebene Informationsstruktur Ihre Zugriffszeit wesentlich verbessern, um effektiver arbeiten zu können.

Weitere Hinweise

Auf der Seite www.erfolgreiche-selbstorganisation.de finden Sie einen 30-minütigen Videokurs mit weiteren Erläuterungen und Praixstipps. Sie können den Kurs dort gratis und unverbindlich anfordern. Oder Sie senden direkt eine leere E-Mail an videokurs@erfolgreiche-selbstorganisation.de und erhalten sofort Ihren Direktzugang zum Kurs.

Über den Autor

Peter Arndt hatte bis 1996 seinen beruflichen Schwerpunkt in der Assekuranz. Stationen dabei waren Innendiensttätigkeiten, langjährige Vertriebsarbeit im persönlichen Verkauf und im Betreuungsaussendienst sowie Tätigkeiten als Innendienstleiter, Novell Netzwerkadministrator und EDV-Verantwortlicher.

1996 beendete er sein Angestelltendasein und wurde als Unternehmer tätig. Er ist Trainer und Coach, veröffentlichte mehrere Bücher und über 100 Fachartikel und war viele Jahre als Dozent an der Dualen Hochschule Heidenheim tätig.

Schon immer beschäftigt ihn die Frage: “Wie kann ich mit weniger Aufwand mehr erreichen?“ Die Antwort suchte er u. A. in berufsbegleitenden Studiengängen zum Betriebswirt (VWA) und zum Management Consultant (VWA). Nach zahlreichen zusätzlichen Seminaren und Eigenstudien zu Erfolgswissen und Organisation entwickelte er aus Bestandteilen vieler Selbstorganisationssysteme “seine” Methodik. Diese wendet er seit nahezu 20 Jahren im eigenen Unternehmen an und gibt sie an seine Kunden in Seminaren, Onlinekursen und Einzelcoaching weiter.

Kontakt: Peter Arndt, CC Coaching & Beratung UG unter:  www.erfolgreiche-selbstorganisation.de