Produktiv Arbeiten und effektiver im Büro durch Unterlassen – 3 Tipps

Produktiv arbeiten, effektiv Arbeit, Zeitmanagement im Büro und… Diese Themen beschäftigen nicht nur uns selbst, sondern wir hören immer wieder in Gesprächen mit unseren Kunden und Partner, wie oft wichtige Projekte und Ziele genau daran scheitern!

Wie viele To-Do-Listen haben Sie in Ihrem Leben schon geschrieben?
Und wie viele Not-To-Do-Listen??

Ehrlich gesagt habe ich schon sehr viele To-Do-Listen geschrieben und bin erst vor kurzem auf die Strategie des Not-Do-To und des Unterlassens zum produktiv Arbeiten und mehr Effektivität  am Schreibtisch gestoßen. Klingt paradox, ist aber für mich persönlich, gerade als Selbstständige, das Beste, was mir in diesem Zusammenhang als Tipp hätte passieren können.

Gerade in den heutigen Zeiten, wo wir via Internet und Mail mit Informationen überschwemmt werden, ist es umso wichtiger, zwischen wichtig und unwichtig zu unterscheiden und die Zeit sinnvoll einzuteilen, vor allem als selbstständiger Unternehmer bzw. Unternehmerin! Und genau dabei ist das Unterlassen und Nichtstun oft viel erfolgsversprechender und führt zu mehr Produktivität am Schreibtisch und Arbeitsplatz allgemein, als eine weitere nicht-enden-wollende To-Do-Liste.

Was meine ich damit genau?

Oft hilft es, wenn man sich neue Arbeitsstrategien aneignen möchte, zu schauen, wie machen es die anderen, um produktiv arbeiten zu können? Vor allem, die, die damit sehr erfolgreich zu fahren scheinen?! Und genau hier bietet es sich an, genauer hinzuschauen, was sie vielleicht nicht tun!

Produktiv Arbeiten am Schreibtisch und effektiver im Büro: 3 kurze Tipps für effektives „Nichts-tun“

Diese folgende Liste enthält die Dinge, „die man besser nicht tun sollte“. Sie steigern die eigene Produktivität enorm. Ich persönlich blicke seitdem viel zufriedenen auf mein Tageswerk zurück.

1. Internet off schalten

Sprich: NICHT ständig wahllos surfen und sich so verlocken lassen. So mache ich beispielsweise gerade in diesem Moment beim Schreiben alles aus, was irgendwie mich mit dem www verbindet.

2. Feste E-Mail-Lesezeiten etablieren

Sprich: NICHT ständig das Mailprogramm offen haben und sich so alle 10 Minuten den neu eintreffenden e-Mails zuzuwenden. So ist beispielsweise vor dem Mittag oder am späten Nachmittag eine gute Zeit. Hier lässt die Produktivität und Konzentration oft nach und man kann sich ruhig seinen Mails zuwenden. Dies ist oft besser, als gleich am frühen Morgen alles Mails abzurufen, wenn viele oft noch sehr konzentriert sind. Hier bietet es sich eher an, sich sehr wichtigen Dingen zu widmen, die viel Aufmerksamkeit brauchen. Ein Start in den Tag mit e-Mails lenkt schnell von den eigentlichen Prioritäten des Tages ab.

3. Handy aus

Sprich: Tragen Sie NICHT rund um die Uhr Ihr Mobiltelefon angeschaltet am Mann oder an der Frau. Stellen Sie es stundenweise ruhig ab. Niemand kann von Ihnen erwarten, dass Sie rund um die Uhr erreichbar sind. Stellen Sie aber per Anrufbeantworter sicher, dass Ihr Anrufer weiß, dass Sie ihn so zeitnah wie möglich zurückrufen. Was ist das Schlimmste, was passieren kann, wenn Sie erst in wenigen Stunden zurückrufen? Meistens nichts!

Verlegen Sie verschiedene Telefonate lieber in feste Telefonzeiten, in denen Sie vielleicht eh nicht mehr so konzentriert sind, um komplexe Konzepte zu entwickeln. Außerdem lenkt Sie jeder unerwünschte Überraschungsanruf von Ihrer wichtigen Tätigkeit ab.

Alternativ zum Anrufbeantworter – sollten Sie keine Sekretärin haben – können Sie auch einen Telefon-Service (eine Art „virtuelle Assistentin) beauftragen, der Ihre eingehenden Anrufe freundlich entgegennimmt (zum Beispiel: www.global-office.de).

In Zahlen ausgedrückt verlieren Sie durch ständige Telefonunterbrechung unglaublich viel Zeit: Studien zeigen, dass Führungskräfte nur 11 Minuten ungestört arbeiten können, bis sie via Telefon unterbrochen werden. Danach brauchen Sie meist fast eine halbe Stunde, um wieder voll konzentriert am Thema weiter arbeiten zu können….