Optimal den eigenen Newsletter aufbauen – Ein Beispiel

Sicherlich haben Sie bereits einmal darüber nachgedacht, einen Newsletter für Ihre Kunden anzubieten. Wenn Sie schon die Frage, ob ein Newsletter für Ihr Unternehmen nützlich wäre, positiv beantwortet haben, dann stellt sich nun die Frage, wie genau Sie einen solchen Newsletter aufbauen. Als Anschauungsbeispiel dafür wollen wir Ihnen deshalb heute unseren eigenen Newsletter von WiPeC vorstellen.

Newsletter aufbauen – eine Frage der Form

Welche optimale Newsletter-Form wäre für Sie die Richtige? Um das herauszufinden ist es wichtig, dass Sie sich zuerst darüber bewusst werden, welche Ziele Sie mit diesem Newsletter verfolgen und erreichen wollen, bevor Sie Ihren Newsletter aufbauen. Nehmen Sie sich dafür etwas Zeit, notieren Sie sich Ihre Ziele und formulieren Sie sie anschließend in zwei bis drei Sätzen etwas umfangreicher aus. Um sicher zu gehen, dass Ihre Ausführungen auch gut verständlich sind, empfiehlt es sich eine außenstehende Person hinzuzuholen.

Wenn Sie es geschafft haben Ihre Ziele klar und deutlich zu formulieren, stellt sich nun die Frage, welche Newsletter-Form die optimale ist, um Ihre Ziele zu erreichen. Wollen Sie Ihre Kunden über neue Angebote und Dienstleistungen informieren? Wollen Sie ausschließlich Termine und Veranstaltungen ankündigen? Oder wollen Sie einen Newsletter mit nützlichen Tipps zusätzlich an die Kunden schicken, die bereits Dienstleistungen bei Ihnen erworben haben? Wenn Sie sich bewusst darüber werden, was Sie mit Ihrem Newsletter erreichen und vermitteln wollen, dann wird es Ihnen leicht fallen, den richtigen Newsletter für sich zu finden.

Unser Beispiel:

Vielleicht sind Sie ja bereits selber Abonnent unseres Newsletters, in diesem Falle dürften Sie schon eine Vorstellung von der Struktur unseres Newsletters haben. Ansonsten können Sie unseren Newsletter hier kostenfrei abonnieren mit Tipps und Impulse für Ihre Kundengewinnung im Internet – immer dienstags.

Wir verwenden ein Layout, also einen festgelegten Aufbau, welcher auch immer wieder verwendet und möglichst nicht in seiner Struktur verändert wird. In dieser Struktur gibt es eine festgelegte Position für Texte und Darstellungen, die wir für jeden neuen Newsletter lediglich einfügen müssen.

Der Vorteil eines festen Aufbaus:

Wiedererkennung für die Kunden und Arbeitserleichterung für uns intern.

Newsletter-Themen und Inhalte

Unser Newsletter startet immer mit der Begrüßung, sowie einer kurzen Einleitung und Übersicht über die enthaltenen Themen. Auf diese Weise können sich unsere Leser gleich zu Beginn ein Bild von den aktuellen Themen machen und eventuell die für Sie interessanten Themen gezielt heraus suchen und direkt anklicken.

Wir behandeln stets verschiedene Themen, auch das ist eine Kontinuität, ähnlich dem Layout, die wir immer einhalten. Weiterhin beinhaltet unserer Newsletter eine Mischung aus konkreten Mehrwert durch Tipps, Blogbeiträge, Checklisten oder ähnlichem. Und: Wir informieren auch über neue Produkte und kündigen Aktionen, Veranstaltungen und Webinare an – wobei wir darauf achten, stets kostenlose Angebote miteinander zu kombinieren. All das sind feste Bestandteile unseres Newsletters.

Ziele unseres Newsletters

Das Ziel unseres Newsletters ist natürlich der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen, sowie die Kundengewinnung. Außerdem wollen wir ankündigen und informieren, Vertrauen und Expertenstatus aufbauen und eine Kundenbindung erzeugen. Das sind die Ziele, die wir definiert und konkret ausformuliert haben und nach denen wir uns jedes Mal aufs Neue bei der Gestaltung eines neuen Newsletters richten.

Alle paar Monate werfen wir einen kritischen Blick auf das Design, auf Entwicklung der Inhalte, auf Öffnungs- und Klickraten und passen unseren Newsletter an.

Intervall: Eine Frage der Kapazität

Das Erscheinungsintervall eines Newsletters hängt natürlich von mehreren Faktoren ab. Wenn Sie etwa schon ein Modell oder ein Ziel bestimmt haben, so kann dieses unter Umständen bereits ein festes Intervall beinhalten.

Ein einfacher Tipp-Newsletter, durch den Bekanntheit und Expertenstatus aufgebaut werden soll, sollte regelmäßig versendet werden, also mindestens einmal monatlich. Im späteren Verlauf lassen sich Intervalle natürlich jederzeit verkürzen. Wenn Sie sich also irgendwann dazu entscheiden, Ihren Newsletter alle zwei Wochen zu verschicken, ist das ohne Probleme möglich. Sie sollten aber darauf achten das festgelegte Intervall in etwa konstant beizubehalten und nicht zu oft zu verändern. Wenn Sie sich für eine Veränderung Ihres Newsletter-Intervalls entscheiden, dann sollte diese Veränderung langfristig sein.

Manchmal können auch die Inhalte Ihres Newsletters ein bestimmtes Intervall vorgeben. Wenn Sie etwa Termine in Ihrem Newsletter ankündigen, so ist dadurch bereits ein bestimmter Intervall notwendig.

Auch Ihr Arbeitsrhythmus oder Ihre Arbeitsbelastung kann ein Intervall vorgeben. Wenn Sie viel unterwegs sind und alleine arbeiten, dann schaffen Sie es in der Regel nur einmal monatlich einen Newsletter zu erstellen und zu verschicken.

Betrachten Sie sich diese vier Aspekte nacheinander und überlegen Sie, welche Gegebenheiten und Einschränkungen bei Ihnen vorhanden sind und den Intervall Ihres Newsletters gegebenenfalls beeinflussen könnten. Am besten Sie nehmen sich die Zeit um in Ruhe über diese möglichen Einschränkungen nachzudenken. Schreiben Sie alles auf was Ihnen einfällt. Auf diese Weise wird es Ihnen leichter fallen, das perfekte Intervall für Ihren Newsletter zu finden.

Unser Beispiel:

Unser Newsletter von WiPeC sendet einmal wöchentlich – immer dienstags. Aber welche Kapazität beansprucht ein wöchentlicher Newsletter? Wir haben einen Mitarbeiter, der etwa drei Stunden für das Erstellen des Newsletters benötigt. Hierzu zählen Planung, Textintegration, Bildintegration und Versand. Da wir aber auch einen sehr aktiven Blog betreiben, welcher zweimal wöchentlich aktualisiert wird, binden wir stets einen dieser neuen Blogartikel in unseren Newsletter ein. Auf diese Weise schlagen wir sozusagen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe.

Weiterhin erfolgt am Anfang jedes Monats eine Absprache im Team über die neuen Newsletter-Inhalte des jeweiligen Monats, vor allem welche Aktionen geplant sind. Es wird also ein Redaktionsplan erstellt und darüber entschieden, welche Inhalte in welcher Woche im Newsletter erscheinen  sollen.

Nach dem Erstellen jedes Newsletters muss dieser natürlich individuell von einem zweiten Mitarbeiter Korrektur gelesen werden. Und ganz wichtig: alle Links einmal durchtesten!
Unsere Newsletter werden über die E-Mail-Marketing Software CleverReach automatisch versendet. Wir bereiten unsere Newsletter also vor, stellen sie ein und danach werden sie automatisch versendet, selbst dann, wenn man sich beispielsweise im Urlaub befindet. Dieser automatische Versand gewährleistet eine Aktualität und Regelmäßigkeit, die unseren Kunden Kompetenz und Sicherheit vermittelt.

Wenn alle Inhalte eines Newsletters neu erstellt werden müssen, dann ist der Aufwand deutlich größer. Aber auch hier ist die Frage, wie umfangreich ein Newsletter ist. Es gibt tolle Newsletter, die sogar einmal die Woche erscheinen, aber nur ein Thema beinhalten und das als Beitrag im Newsletter komplett darstellen. Das spart deutlich Arbeit, kann mindestens genauso interessant sein und ist auch für einen Einzelunternehmer machbar.

Und: es muss ja nicht jede Woche sein. Einmal im Monat wäre bereits ein toller Rhythmus.