Antworten auf die 6 häufigsten Fragen zum erfolgreichen Webinar

Während die klassischen Medien immer mehr an Bedeutung verlieren, verbreitet sich das Internet rasend schnell und wird immer wichtiger für alle Bereiche des Lebens. Aufstrebende Unternehmen müssen daher genau hier ansetzen, um mit steigenden Werbekosten und gleichzeitig sinkenden Budgets konkrete Zielgruppen anzusprechen und mit Kunden zu kommunizieren.

Hier bietet das Internet unzählige kostengünstige Möglichkeiten, nicht nur Kunden, sondern auch Lieferanten zu erreichen und auch die Kommunikation mit Partnern und innerhalb der eigenen Firma deutlich zu vereinfachen. Eine dieser Möglichkeiten stellen sogenannte Webinare dar.

1. Was ist ein Webinar bzw. wie funktioniert ein Webinar

Bei einem Webinar handelt es sich einfach um eine über das Internet durchgeführte, interaktive Präsentation, bei der Sie über eine spezielle Webkonferenz-Software leicht vielen Teilnehmern direkt Informationen zukommen lassen können. Hierzu benötigt nur jeder der Teilnehmer einen PC mit Internetzugang und Lautsprecher oder ein Headset, die Software ist nur für Sie nötig. Damit sie an Ihrem Webinar teilnehmen können, müssen sich die Teilnehmer auf einer Website anmelden. Diese Anmeldung ermöglicht Ihnen außerdem, die dabei gesammelten Daten für weiteren Kundenkontakt zu nutzen. Daraufhin bekommen die Teilnehmer per E-Mail den Link zu Ihrem „Veranstaltungsort“ zugeschickt und können nun live, vor ihren eigenen Computern, Ihre Präsentation verfolgen. Ein Chat-Fenster ermöglicht dabei den Teilnehmern Fragen zu stellen oder die von Ihnen vorgetragenen Themen zu diskutieren.

Welche Vorteile Ihnen Webinare bringen können, wie Sie sie nutzen können, was Sie beachten müssen und wie der genaue Ablauf eines Webinars ist erläutern wir Ihnen im Folgenden.

2. Vorteile und Nutzen von Webinaren

Webinare bieten die Möglichkeit, über das Internet Informationen schnell und direkt zu vermitteln. Diese können Sie nicht nur nutzen, um Kunden zu erreichen, sondern auch, um Mitarbeiter oder Zulieferer flexibel und innovativ weiterzubilden. So können Sie durch Webinare sowohl Produktpräsentationen durchführen, als auch Schulungen, Pressekonferenzen, Haupt- und Betriebsversammlungen. Ihre Vorteile sind dabei, dass Sie zwar einerseits in direktem persönlichen Kontakt mit Ihren Ansprechpartnern stehen, gleichzeitig jedoch komplett standortunabhängig sind und statt teurer Reisekosten und Zeitverluste alle Teilnehmer Ihrer Präsentation bequem von ihrem eigenen Computer aus folgen können.

Welche Zielgruppe auch immer Sie gerade ansprechen, Sie können schnell und interaktiv mit den Teilnehmern kommunizieren und somit den Kontakt zu Kunden, Mitarbeitern, Vertriebskontakten oder Presse über das Internet, jedoch direkt und persönlich aufrechterhalten.

3. Voraussetzung und Planung

Bevor Sie ein Webinar durchführen können, müssen Sie genau planen. Beginnen Sie mit der Software, die Sie benutzen wollen. Diese muss verschiedene Voraussetzungen erfüllen:

• Achten Sie darauf, dass die Software einfach und intuitiv zu bedienen ist, das spart Ihnen lange und unnötige Einarbeitungszeiten.
• Außerdem sollten die E-Mails, die an Ihre Teilnehmer verschickt werden, personalisierbar sein, sodass Ihr Unternehmen bereits in der Einladungsmail optimal dargestellt wird.
• Um Ihnen unnötige Arbeit zu ersparen sollten sie sich außerdem automatisiert an alle Teilnehmer verschicken lassen.

Für den Fall, dass Ihre Kunden technisch weniger gut ausgestattet sind, sollten Sie außerdem darauf achten, dass die Software auch die Übertragung über Telefon oder VoIP (Voice over IP, deutsch: Internettelefonie) unterstützt. Wählen Sie darüber hinaus eine Software, die Ihnen eine einfache Kostenstruktur ohne versteckte Kosten bietet und über einen umfassenden, ständig verfügbaren Kundensupport verfügt, damit Sie bei eventuellen Problemen sofortige Unterstützung bekommen können.

Haben Sie sich für eine Software entschieden, gestalten Sie Ihre Anmeldeseite und passen die automatisierten E-Mails auf Ihre Bedürfnisse an. Stellen Sie hier alle wichtigen Informationen zu Ihrem Webinar zur Verfügung, achten Sie auf individuelle Gestaltung und gute Darstellung Ihrer Firma, die Anmeldefelder für das Webinar sollten (bis auf absolut notwendige Informationen) frei wählbar sein, damit Ihre Kunden selbst entscheiden können, welche Daten Sie Ihnen zukommen lassen. Vergessen Sie außerdem nicht, bereits die Reporting-Funktion anzupassen und eine Möglichkeit, Ihr Webinar aufzuzeichnen zu organisieren.

Bevor Sie nun zu der eigentlichen Durchführung Ihres Webinars kommen, machen Sie sich mit sämtlichen technischen Möglichkeiten und Anwendungen vertraut.
Nutzen Sie für Ihre Präsentation eine Desktop-Sharing-Funktion, mit der Sie Ihren eigenen Desktop den Zuschauern zeigen.

Mithilfe von Notiz- und Markierungstools können Sie während der Präsentation wichtige Details hervorheben und durch eine Umfragefunktion, ebenso wie durch den Chat, können Sie schon während des Webinars die Teilnehmer mit einbeziehen.

Gerade, wenn Sie als Webinar-Veranstalter noch neu sind und nicht viel Übung haben, bietet es sich außerdem an, dass Sie einen Co-Moderator in Betracht ziehen, durch den Sie nicht nur die Präsentation auflockern können. Dieser kann Sie auch bei die Beantwortung von Chatnachrichten unterstützen, sodass Sie sich voll auf die Präsentation konzentrieren können.

4. Durchführungstipps vor dem Webinar

Viele wichtige Aspekte wurden zwar bereits im vorherigen Abschnitt abgedeckt, doch wollen wir Ihnen hier noch eine genaue Anleitung liefern, wie Sie Ihr Webinar optimal vorbereiten.

Machen Sie sich zuerst klar, welcher Zielsetzung das Webinar dient und welche Zielgruppe Sie damit ansprechen wollen. Stellen Sie Kunden ein neues Produkt vor? Halten Sie eine Pressekonferenz? Führen Sie eine Weiterbildungsmaßnahme für Ihre Mitarbeiter durch?

Ihr Team sollte ebenfalls gut vorbereitet und instruiert sein, sprechen Sie sich mit Ihrem Co-Moderator ab und sorgen Sie dafür, dass jemand, der nicht am Webinar selbst beteiligt ist, für technische Schwierigkeiten zur Verfügung steht. Wählen Sie außerdem für die Übertragung einen ungestörten Ort, an dem Sie eine ausreichend gute Internetverbindung, sowie alle benötigten Daten zur Hand haben und an dem Sie die Lichtverhältnisse gut an Ihre Kamera anpassen können.

Nun zu Ihrer Präsentation:

Definieren Sie Ihr Thema eindeutig und wählen Sie einen kurzen, griffigen Titel, der Interesse weckt. Achten Sie auf eine klare Struktur Ihrer Präsentation und schweifen Sie beim Inhalt nicht ab, lockern Sie das ganze durch aktive Grafiken (Stichwörter, die beim klicken erscheinen o.ä.) auf und gliedern Sie Ihren Vortrag durch eine klare Struktur in angemessenem Sprechtempo. Üben Sie das gesamte Webinar am besten mehrmals. So eliminieren Sie bereits im Voraus vermeidbare Fehlerquellen und werden bei Ihrem Auftritt sicherer.

Rechtzeitig vor Ihrem Webinar sollten Sie jeweils Einladungs- und Erinnerungsmails verschicken und Werbung für die Veranstaltung machen, überprüfen Sie dabei regelmäßig Ihre Anmeldeseite auf eine ausreichende Zahl an Anmeldungen. Der beste Termin für ein Webinar liegt wochentags von 9-12 und von 14-17 Uhr, beachten Sie bei der Wahl auch mögliche Feiertage, Ferienzeiten und, wenn Ihr Webinar international genutzt wird, verschiedene Zeitzonen. Es kann nötig werden, dass Sie mehrere Termine bereitstellen, um zu gewährleisten, dass möglichst vielen Teilnehmern der Termin passt.

Kurz bevor Ihr Seminar beginnt, sollten Sie die Übertragung mit einem Begrüßungsbildschirm starten und sich über den Chat versichern, dass alle Teilnehmer Sie hören können. Geben Sie Hilfestellung und Tipps, wenn jemand Probleme hat und stellen Sie sicher, dass rechtzeitig vor Beginn Ihres Webinars alle technischen Schwierigkeiten beseitigt sind.

5. Durchführungstipps während des Webinars

Besonders wichtig bei Webinaren ist ein sehr pünktlicher Anfang. Während Ihres Vortrags sollten Sie nach Möglichkeit die Sprachübertragung bei Ihren Zuhörern ausschalten, um Störgeräusche und Rauschen zu verhindern.

Beginnen Sie mit einer kurzen Begrüßung, sodass eventuelle Nachzügler nicht sofort wichtigen Inhalt verpassen, doch warten Sie nicht zu lange. Geben Sie noch einige technische und organisatorische Hinweise zum Ablauf und stellen Sie sich, Ihren Co-Moderator (falls vorhanden) und Ihr Unternehmen vor.

Bleiben Sie während Ihrer Präsentation eng beim Thema und vermeiden Sie Ausschweifungen und Ablenkungen, sonst sind Ihre Zuschauer schnell gelangweilt. Überprüfen Sie immer wieder die Aufmerksamkeitsanzeige (diese überprüft, bei wie vielen der Teilnehmer das Übertragungsfenster im Vordergrund ist) und wirken Sie sinkender Aufmerksamkeit entgegen, indem Sie die Teilnehmer durch Umfragen oder Aufforderung zu Kommentaren mit einbeziehen. Ein Co-Moderator kann dabei nicht nur Sie selbst entlasten, sondern auch die Präsentation im Dialog auflockern.

Den Abschluss Ihres Webinars sollte immer eine Fragerunde darstellen, in der die Teilnehmer die Möglichkeit haben, auf Ihre Inhalte einzugehen und ihre eigenen Fragen mit Ihnen zu besprechen. Seien Sie dabei immer auf einige Fragen vorbereitet, so behalten Sie die Ruhe und lassen sich nicht aus dem Konzept bringen.

6. Durchführungstipps nach dem Webinar

Auch nach Ihrer Präsentation sollten an die Teilnehmer wieder E-Mails verschickt werden. Diesmal mit einer „Danke für Ihre Teilnahme“-Aussage. Vielleicht können Sie den Teilnehmern außerdem ein kleines „Goodie“ anbieten, als Dank für ihr Interesse, ein kleines Angebot oder Geschenk.

Bieten Sie außerdem an, die Aufzeichnung Ihres Webinars online zu stellen oder auf Wunsch zu verschicken. Auf diese Weise haben die, die teilgenommen haben, die Möglichkeit, wichtige Inhalte erneut anzusehen und die, die möglicherweise Ihr Webinar verpasst haben, bekommen trotzdem noch die nötigen Informationen. Achten Sie jedoch darauf, dieses Angebot erst nach dem Webinar zu machen, um nicht zu riskieren, ihre Zuhörer zu verlieren. Denn direkt erreichen Sie sie immer noch am besten und sind in der Lage, auch auf die Teilnehmer einzugehen.

Besonders wichtig für Sie: Das Feedback. Lassen Sie sich sowohl interne, als auch externe Rückmeldung geben. Bitten Sie Ihre Kunden, eine Umfrage auszufüllen und Ihnen zu sagen, was Ihnen gefallen hat und woran Sie noch arbeiten sollten und lassen Sie das gleiche Ihr Team tun. Dieses beiderseitige Feedback bewirkt, dass Sie Ihr nächstes Webinar optimal anpassen können.

Und zuletzt: Machen Sie aus Webinarteilnehmern auch Kunden. Nutzen Sie den Ansatzpunkt, die Kontakte, die Sie durch das Webinar gewonnen haben. Lassen Sie diesen Punkt außer Acht, war die Mühe umsonst.